Fali ti jedan papir – organizacija dokumenata

Koliko puta ste bili u situaciji da stojite u redu po nekoliko sati da bi vam jedna pripadnica šalterskog odreda uništila dan čuvenim FT1P?

Da stvar bude još gora znate da se u dubinama fioke sa dokumentima krije baš taj mališa zbog koga ste izgubili sate, koje ste mogli provesti pored reke uz limunadu ( istina je da biste se verovatno gurali po Ušću jureći stvari na sniženju, ali ko je jedan papir da vam osujeti planove? ).

Rešenje ovog problema potražila sam kod stručnjaka. Bojana Ilić, moj soulmate u organizaciji i planiranju, je CEO i BO od Smrcha & Bo. Kaže da od organizacije najviše voli sve delove, ali da joj bolje ide organizacija vremena nego organizacija prostora.

Mesecima koristim svoj smrcha planer po njenim mini uputstvima pa su njena vrata ( mail adresa 🙂 ) bila prva na koja sam pokucala kada mi je trebala pomoć za ovaj problem.

Bojana je bila ljubazna da sa nama podeli njene trikove kod organizacije dokumenata. Njen tekst vam prenosim u celosti, i verujem da će vam pomoći koliko i meni da sva papirologija bude cakum-pakum.

˝Dokumenta i važne papire čuvam u tri različite fascikle.

Prva je fascikla sa najvažnijim dokumentima, mislim da ima 80 folija, u svakom slučaju veća od dve vrste koje se prodaju. U njoj koristim obeleživače marke Post-It (kupila sam ih u radnji Stylos, Žorža Klemansoa 19, koštaju oko 700 dinara ali povoljnijih varijanti ima u svakoj bolje opremljenoj knjižari). Uradila sam kolor-kodovanje na sledeći način:

  • Crveno je oznaka za najbitnija lična dokumenta koja bih u slučaju neke hitne situacije nosila sa sobom
  • Žuto je oznaka za dokumenta manje važnosti koja se mogu nabaviti opet u slučaju potrebe, ili možda nisu zaista ni potrebna ali u Srbiji ti je potreban i izvod iz babine knjige rođenih kad vadiš zub, tako da NIŠTA NE BACAM! 🙂
  • Plavo su ugovori: MTS, SBB, slične stvari koje traju 2 godine i u suštini možeš i da ih ne čuvaš ali nekad su korisne. Caka: kada potpišem ugovor, na nekom listiću napišem za šta je i do kada traje, jer kada žuriš i treba da probrljaš 16 papira od ugovora da bi saznao dokle traje ugovor to je stresno. Trudim se da na svim dokumentima ukratno napišem šta su jer su zbunjujući za čitanje, a naročito su zbunjujući kada si pod stresom jer se nešto desilo, a ti tražiš dokument tri sata iako je tu. U stresnim situacijama organizacija koju si uradio unapred puno može da pomogne.

Druga fascikla

je velika fascikla sa prstenovima. Izabrala sam fasciklu sa 4 prstena jer su fascikle sa 2 prstena nestabilne i dokumenta se „klackaju“ u njima. Moja je plastična i preporučujem da izdvojite na početku organizacije novac za dobru fasciklu. Ako ovaj postupak započnete dobro, bićete organizovani do kraja života jer su plastične fascikle neuništive, jake, ne prljaju se i ne smeta im voda.

Ovu veliku fasciklu sam ranije koristila za svu papirologiju jer sam imala manje papira, ali kada je postala prepunjena razdvojila sam je na dva dela: u fascikli broj jedan su mi dokumenta, a u fascikli broj dva su aktivni projekti. Aktivni projekti su recimo ostavinske rasprave koje su u toku pa imate puno papira za njih, ili neki veći aktivni ugovori. Jednog dana kada ceo projekat bude gotov, ti dobiješ umesto trenutne hrpe papira jedno jedino parče papira koje ti daju u sudu i taj papir možeš da smestiš u prvu fasciklu ako je koristan (ostavinska) ili u arhivu ako je beskoristan (ali ipak živiš u Srbiji i sve moraš da čuvaš…). U ovoj fascikli takođe čuvam i malu plastičnu kovertu sa nalozima za uplatu i hemijskom i najčeće stavim i neki samolepljivi blokčić u slučaju da dobijem nove informacije na šalteru. Dokumenti su organizovani u malo većim fasciklama koje sam kupila u radnji Office 1 Superstore i to je tri fascikle u paketu bilo 66 dinara.

Treća fascikla služi za prenos dokumenata na lice mesta. U nju ubacim sve što mi može ustrebati kada idem da obavim neki posao, najčešće su tu i uplatnice i jedna od fascikli iz fascikle broj 2, a kod zaista ozbiljnih poslova nosim i celu fasciklu broj 1. Tada na šalteru sa velikom radošću objavim da imam sva moguća dokumenta i da samo kažu šta im treba. To ih obično zbuni i ne traže mi ništa…

Osim ovih velikih, imam i dve manje fasciklice, jedna je za nošenje u torbi, veličine koverte, a druga je ziplock vodootporna u kojoj su duplikati ličnih dokumenata, spisak važnih brojeva i adresa, nešto novca i pasoš – ona služi za eventualne vanredne situacije u kojima samo poneseš ranac jer imaš par minuta da se evakuišeš.

Saveti:

Na internetu možete naći spisak dokumenata koji vam trebaju za većinu poslova, ali možete i naći broj telefona službi koje su dužne da vam objasne šta vam treba. Puno puta vidim da vraćaju ljude jer im fali papir, a na sajtu je pisalo koji papiri se podnose – bolje je provesti dva minuta na internetu nego doći lično i čekati u redu.

Sistem koji si napravio za sebe možeš dopuniti uputstvom, u slučaju da ti se nešto desi možda tvoj sistem neće biti jasan nekom članu porodice koji mora da nastavi sa papirologijom. Nama se desilo da nismo mogli da se snađemo u tatinom sistemu, iako je on zapravo imao sistem. Ako si ekstremno vredan i pedantan bilo bi idealno da ostaviš uputstvo šta se radi i sa porezima, raznim ugovorima, sve ono što bi neko ko nasleđuje tvoj sistem i obaveze trebalo da zna.

Nikad nije rano za početak organizacije, ja sam počela još u srednjoj školi kada su moja tri dokumenta bila uredno organizovana. Ako imaš sistem od početka, samo ga proširuješ sa više dokumenata. A nikad nije ni kasno početi. Moja preporuka je izdvojiti malo više novca za sistem na početku i kupiti fascikle koje ti se zaista dopadaju, jer onda imaš sistem do kraja života i ne moraš više nikad da se baviš time.˝

Još Bojaninih saveta možete pronaći na Smrcha & Bo instagramu i blogu.

A na njenom blogu možete pročitati i više o mom sistemu color kodovanja.

Da li ste i vi kao i nas dve navučeni na organizaciju, ili sve prepuštate slučaju?

Comments

  1. Aleksandra says:

    Ja već imam lepe šarene fasickle, koverte i neko vreme sam predano slagala sve papire, ali sam napravila nekoliko meseci pauze i nastao je haos. Sve: danas ću, sutra ću, i sad su mi fioke pretrpane. Hvala na motivaciji, baš mi se dopada post! Nadam se da će ih biti još.

    1. Tijana says:

      To je često greška koju i sama pravim 🙂

      Hvala na komentaru :*

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *